ΑΟΔΕ - Κεφάλαιο 2

ΜΕΡΟΣ Β

2.2.3 Λειτουργίες Οργάνωσης και Διοίκησης – Management

Αποτελεσματική Διοίκηση σημαίνει σωστή εκτέλεση των λειτουργιών της διοίκησης, οι οποίες (1) εκτελούνται καθημερινά σε μια επιχείρηση, (2) αλληλοεπηρεάζονται και (3) είναι πολύ δύσκολο να διαχωριστούν από έναν παρατηρητή που βρίσκεται έξω απ’ αυτή.

Λειτουργίες:
Προγραμματισμός

Οργάνωση

Διεύθυνση

Έλεγχος
Βασική λειτουργία της Διοίκησης των Επιχειρήσεων είναι και η λήψη αποφάσεων στις επιχειρήσεις!

Παραδείγματα: Κατάστημα, Σχολείο, Πολιτικά κόμματα.

Οι λειτουργίες Αναλυτικά:

Α. Προγραμματισμός

Ορισμός: Είναι η διαδικασία ή το σύστημα των ενεργειών με τις οποίες

(1) καθορίζονται οι στόχοι της επιχείρησης,

(2) προβλέπεται η εξέλιξη των μεταβλητών του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος της και

(3) προσδιορίζονται οι τρόποι, οι ενέργειες και τα μέσα με τα οποία θα επιτευχθούν οι στόχοι στο συγκεκριμένο περιβάλλον.

Είναι η σκέψη πριν τη δράση...

Ο προγραμματισμός επομένως περιλαμβάνει:

1. τον καθορισμός στόχων

2. τη διαμόρφωση στρατηγικών και πολιτικών

3. τα λειτουργικά προγράμματα δράσης.

Β. Οργάνωση

Ορισμός: Είναι ο ΣΥΝΔΥΑΣΜΟΣ

(1) των δομών,

(2) των διαδικασιών και

(3) των κανόνων λειτουργίας ώστε να εξασφαλίζεται η αποτελεσματικότητα στην επιχείρηση.

Έτσι γίνεται σαφές:

α) ποιος είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή μιας δράσης

β) ποιος είναι υπεύθυνος για την λήψη μιας απόφασης

γ) ποια είναι τα είδη των διαδικασιών και κανόνων, σύμφωνα με τα οποία επιλύονται τα προβλήματα σε έναν οργανισμό (π.χ. επιχείρηση, σχολείο).

Ορισμός (ΣΥΝΕΧΕΙΑ): Οργάνωση είναι η διαδικασία με την οποία το σύνολό των εργασιών που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης:

(1) ταξινομείται σε επιμέρους καθήκοντα

(2) κατανέμεται στα κατάλληλα στελέχη στα οποία (α) αναθέτονται οι σχετικές ευθύνες και (β) διαθέτονται οι κατάλληλοι πόροι.

Η λειτουργία αυτή είναι αναγκαία για την ύπαρξη ενός οργανισμού με συγκεκριμένη δομή και λειτουργική διάρθρωση (όπως η επιχείρηση που ασχολείται με παραγωγικές δραστηριότητες με σκοπό την επίτευξη κέρδους).

Η οργάνωση εκφράζεται συνήθως με:

α. Οργανόγραμμα

β. Καταμερισμό Εργασιών

γ. Εκχώρηση εξουσίας σε χαμηλότερα κλιμάκια διοίκησης

δ. Τμηματοποίηση των λειτουργιών.

Γ. Διεύθυνση

Ορισμός: Η Διεύθυνση αφορά τη σωστή διοίκηση του ανθρώπινου παράγοντα.

Είναι δηλαδή (1) η Καθοδήγηση, (2) Η ενθάρρυνση, και (3) η ενεργοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης για την καλύτερη επίτευξη των στόχων (μακροχρόνια και βραχυχρόνια).

Η λειτουργία της Διεύθυνσης ΞΕΠΕΡΝΑ τα όρια της απλής έκδοσης οδηγιών και εντολών από τα ανώτερα προς τα κατώτερα στελέχη της επιχείρησης.

ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ σημαίνει και ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ μεταξύ των μελών μιας επιχείρησης.

Πολλά προβλήματα μέσα στην επιχείρηση δημιουργούνται από την έλλειψη επικοινωνίας.

Η Συνεχής πληροφόρηση που απαιτείται σήμερα για την εκτέλεση των βασικών δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης καθιστά την επικοινωνία απαραίτητο εργαλείο της αποτελεσματικής διεύθυνσης. (βλέπε κεφ 1 - Λειτουργία Πληροφόρησης).

Η διαμόρφωση ΚΛΙΜΑΤΟΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ και ΚΑΤΑΝΟΗΣΗΣ μεταξύ των στελεχών της επιχείρησης είναι πλέον απαραίτητη προϋπόθεση για την ομαλή λειτουργία και ανάπτυξη τη, στο πλαίσιο του σκληρού ανταγωνισμού που αντιμετωπίζει.

Είναι ευθύνη της διεύθυνσης να ενεργοποιεί όλες τις ικανότητες των ανθρώπινων πόρων προς όφελος (α) της επιχείρησης, αλλά και (β) του ίδιου του στελέχους της επιχείρησης.

Δ. Έλεγχος

Ορισμός: Είναι η συστηματική παρακολούθηση των ενεργειών των διαφόρων μελών της επιχείρησης, για την

(1) ΕΞΑΚΡΙΒΩΣΗ και τη

(2) ΔΙΟΡΘΩΣΗ τυχόν αποκλίσεων από τους στόχους που έχουν τεθεί.

Η λειτουργία του ελέγχου δεν είναι ανεξάρτητη από τη λειτουργία του προγραμματισμού!!!

(οι λειτουργίες είναι ή θα πρέπει να είναι οργανικά δεμένες)

Η ανάπτυξη των κριτηρίων ελέγχου δεν μπορεί να είναι αποκομμένη από τους στόχους που έχουν τεθεί κατά τη διαδικασία.

2.2.4 Οι συντελεστές του Managemen
(Προϋποθέσεις αποτελεσματικής άσκησης των λειτουργιών του management σε μία επιχείρηση ή έναν οργανισμό)

Αφού οι λειτουργίες του management ασκούνται από ανθρώπους, η αποτελεσματική άσκηση τους προϋποθέτει την ύπαρξη:

1) Γνώσεων (να ξέρει): [να γνωρίζουν: έννοιες, αρχές, μεθόδους, τεχνικές management και λειτουργιών του]

2) Διοικητικών ικανοτήτων (να μπορεί) [ η δυνατότητα των στελεχών να εφαρμόζουν τη γνώση του management στην πράξη]

3) Φιλοσοφίας ή κουλτούρας (να θέλει) [νοοτροπία των στελεχών ως προς την αναγκαιότητα του management]

4) Διοικητικών συστημάτων ή «εργαλείων» διοίκησης

Σύστημα Αμοιβών

Σύστημα αξιολόγησης της απόδοσης

Σύστημα ελέγχου του χρόνου εργασίας των εργαζομένων

Σύστημα προγραμματισμού

(Τα συστήματα αυτά σχεδιάζονται και αναπτύσσονται από ειδικούς συμβούλους και χρησιμοποιούνται από τα διοικητικά στελέχη).

2.2.5 Χρησιμότητα και Καθολική Εφαρμογή του Management

ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ

Η χρησιμότητα της εφαρμογής της Οργάνωσης και διοίκησης σε όλες τις μορφές οργανώσεων είναι δεδομένη και διαμορφώνεται ανάλογα με (1) τους στόχους, (2) τη μορφή και (3) τον προορισμό της καθεμιάς.

Όλες όμως (οι μορφές οργάνωσης) έχουν ως ΚΟΙΝΟ προσανατολισμό την επιδίωξη της ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ

(επίτευξη των στόχων με το μικρότερο δυνατό κόστος – Συνδυασμός ορισμού αποτελεσματικότητας και Βασικής Οικονομικής Αρχής)

Για παράδειγμα:

Ι. Οικογένεια: Πέρα από τις βασικές επιδιώξεις και προορισμούς της, επιδιώκει την καλύτερη ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΖΩΗΣ στα μέλη της, πραγματοποιώντας τις μικρότερες δυνατόν θυσίες.

ΙΙ. Συνδικαλιστικός σύλλογος: Επιδιώκει την επίτευξη των στόχων του με τις μικρότερες δυνατές θυσίες (το βιβλίο δεν μας λέει ούτε τους στόχους ούτε τις θυσίες...)

ΙΙΙ. Ιδιωτική επιχείρηση: Κύριος Σκοπός = Η επίτευξη Κέρδους και ΕΠΙΔΙΩΚΕΙ την καλύτερη σχέση ωφέλειας – κόστους)

Στον βαθμό επομένως που κάθε κοινωνική οργάνωση επιδιώκει την αποτελεσματικότητα, το management είναι αναγκαίο, αφού εξ ορισμού αποτελεί το σύνολο των ενεργειών μέσω των οποίων χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά οι διαθέσιμοι πόροι...

(απαιτείται προγραμματισμός, οργάνωση, διεύθυνση και έλεγχος)

ΚΑΘΟΛΙΚΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ του ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ

Α. ΜΕΤΑΞΥ ΟΡΓΑΝΩΣΕΩΝ

Οι λειτουργίες του management δεν μπορεί να παίρνουν την ίδια μορφή και να εφαρμοστούν με τον ίδιο τρόπο

(1) σε μία οικογένεια

(2) σε ένα συνδικαλιστικό σύλλογο

(3) σε μια πολυεθνική

(4) σε μια μικρή επιχείρηση

(5) σε ένα δημόσιο οργανισμό

(6) σε ένα ιδιωτικό οργανισμό

Κάθε περίπτωση εμφανίζει ΙΔΙΑΙΤΕΡΟΤΗΤΕΣ και ΑΠΑΙΤΕΙ ξεχωριστή εφαρμογή της γνώσης του management.

Τα Βασικά στοιχεία, δηλαδή (α) Οι Θεωρίες, (β) οι Έννοιες και (γ) οι αρχές (ΘΕΑ) έχουν γενική ισχύ και καθολική εφαρμογή.

Β. ΜΕΤΑΞΥ ΧΩΡΩΝ

Ένας άλλος προβληματισμός θα μπορούσε να υπάρξει ως προς τον τρόπο ανάπτυξης του μάνατζμεντ σε χώρες με διαφορετικές:

α) πολιτιστικές

β) κοινωνικές

γ) οικονομικές

δ) τεχνολογικές ΙΔΙΑΙΤΕΡΟΤΗΤΕΣ

Η απάντηση πάλι είναι ότι οι Βασικές έννοιες και αρχές του Management ισχύουν σε ΟΛΕΣ τις χώρες.
Τα στοιχεία που χρειάζονται προσαρμογή είναι

(1) οι ΜΕΘΟΔΟΙ

(2) οι ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ και

(3) οι ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ώστε να ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα της κάθε χώρας.